DAMPAK DAN EVALUASI KOMUNIKASI BISNIS

BAB 1. PENDAHULUAN

Perusahaan atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk suatu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan lainnya. Mereka bekerja sama melakukan berbagai kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi diantaranya untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya, memperlancar pelaksanaan rencana kerja, termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan dan berhubungan dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan.

Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf perusahaan atau organisasi dipergunakan untuk melakukan kegiatan komunikasi. Sehingga komunikasi bisnis  yang efektif menjadi factor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Sehingga menurut Andre Hardjana, ”penyelenggaraan sistem komunikasi bisnis yang efektif merupakan keharusan bagi suatu organisasi” (2000:x).

Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunikasi bisnis yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan evaluasi komunikasi bisnis  dan dampak dari komunikasi bisnis tersebut, baik dampak positif maupun dampak negatif. 

Dengan melakukan evaluasi komunikasi bisnis, segala hambatan komunikasi dalam bisnis dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras. Untuk itu berikut kami sebagai penulis di dalam makalah ini ingin memberikan beberapa penjelasan yang berkaitan dengan dampak dan evaluasi komunikasi bisnis yang perlu diketahui untuk kepentingan kelangsungan hidup dan kesehatan organisasi.

BAB II.  DAMPAK KOMUNIKASI BISNIS

Dampak komunikasi kita artikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan, yaitu

1. Kognitif yakni seseorang menjadi tahu tentang sesuatu.
2. Afektif yakni sikap seseorang terbentuk, misalnya setuju atau tidak setuju terhadap sesuatu.
3. Konatif yakni tingkah laku, yang membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu.

Dampak komunikasi dapat diukur dengan membandingkan antara pengetahuan, sikap, dan tingkah laku sebelum dan sesudah komunikan menerima pesan (lihat Stuart, 1987). Karenanya, dampak adalah salah satu elemen dalam komunikasi yang penting untuk mengetahui berhasil atau tidaknya komunikasi yang anda inginkan.

Dalam makalah ini, dapat dinyatakan bahwa motif komunikasi mendorong kita melakukan tindak komunikasi dengan penyampaian pesan. Pesan yang sampai pada komunikan kita menimbulkan dampak, sehingga persoalan utama dalam komunikasi efektif adalah sejauh mana motif komunikasi komunikator terwujud dalam diri komunikannya. Apabila motif komunikasi kita maknai sebagai tujuan komunikasi, maka dapat dinyatakan bahwa :

1. Apabila hasil yang didapatkan sama dengan tujuan yang diharapkan maka dapat dikatakan bahwa komunikasi berlangsung efektif.
2. Apabila hasil yang didapatkan lebih besar dari tujuan yang diharapkan maka dapat dikatakan bahwa komunikasi berlangsung sangat efektif. Dan sebaliknya,
3. Apabila hasil yang diharapkan lebih kecil dari tujuan yang diharapkan maka dapat dikatakan bahwa komunikasi tidak atau kurang efektif.

Ketiga kondisi ini dapat ditulis secara matematis sebagaimana berikut.

H = T :  Komunikasi Efektif

H > T :  Komunikasi sangat efektif

H < T :  Komunikasi kurang atau tidak efektif.

Sedangkan kata kunci dari komunikasi efektif itu sendiri adalah sejauh mana komunikator mampu berorientasi kepada komunikannya. Berorientsi artinya melihat dan memahami tingakat akal budi (decoder dan interpreter) berikut penjelasan jasmaniah (receiver) yang dimiliki komunikan; mengingat hal ini terkait dengan pemilihan bentuk pesan, makna pesan, struktur pesan, dan cara penyajian pesan, termasuk pula penentuan saluran / media yang harus kita lakukan selaku komunikator. Dalam komunikasi tatap muka agar komunikasi kita efektif, jika hasil orientasi kita menunjukkan bahwa pendengaran komunikan kita kurang, maka kita sebaiknya agak sedikit mengeraskan volume suara kita jika berbicara dengannya. Jika hasil orientasi kita menunjukkan bahwa komunikan kita sangat ketat pada tata krama (budi), hendaknya cara penyajian pesan kita sesuaikan dengannya. Jika kita mendapat tingkat pengetahuan (akal) dari komunikan kita rendah, sebaiknya kita menggunakan bahasa yang lebih sederhana. Sehingga komunikasi yang kita lakukan akan berajalan efektif dan membawa dampak yang kita inginkan dalam komunikasi bisnis kita.

BAB III.  EVALUASI KOMUNIKASI BISNIS

2.1  Pengertian Evaluasi

Menurut Dra. S. Widiastuti di dalam buku Kamus Lengkap 15.000.000 evaluasi berasal dari bahasa inggris yakni evaluate yang artinya menentukan nilainya; menilaikan.

Sedangkan menurut Ananda Santoso dalam buku Kamus Lengkap Bahasa Indonesia pengertian dari evaluasi adalah penilaian.

Evaluasi komunikasi menurut Jane Gibson dan Richard Hodgetts dalam Organizational Communication: A Managerial Perspective (Andre Hardjana, 2000:10) adalah ”suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal dari suatu organisasi”. Begitu pula definisi yang diberikan oleh Joseph A. Kopec, seperti yang dikutip cutlip, Center dan Broom (Ngurah Putra, 1998 : 26) yang menyatakan evaluasi komunikasi ”sebagai sebuah analisis lengkap tentang komunikasi organisasi baik internal maupun eksternal yang dirancang untuk memahami kebutuhan, kebijakan, praktek dan kemampuan komunikasi, dan untuk menemukan data sehingga manajemen puncak dapat membuat keputusan yang ekonomis dan berdasarkan informasi lengkap tentang tujuan kedepan komunikasi organisasi”. 

Sedangkan Anthony Booth, mendefinisikan evaluasi komunikasi sebagai ”proses pembuatan analisis atas komunikasi-komunikasi didalam organisasi oleh konsultan internal atau eksternal dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi organisasi”. Dengan pembatasan ruang lingkup pada komunikasi internal saja dan efisiensi, yang umumnya memiliki arti jangka pendek, menunjukkan kalau evaluasi komunikasi sebaiknya dianggap sesuatu yang mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang secara teratur (Andre Hardjana, 2000:11-12).

2.2 Tujuan  dan  Alasan Penyelenggaraan Evaluasi

Seperti yang sudah disebutkan diatas bahwa penyelenggaraan evaluasi komunikasi bisnis bermanfaat bagi kelangsungan dan efektivitas komunikasi bisnis dalam organisasi, yakni :

1. untuk mengetahui apakah dan dimana terjadi kelebihan (overload) atau kekurangan (underload) muatan komunikasi bisnis berkaitan dengan topik, sumber dan saluran komunikasi bisnis.
2. untuk menilai kualitas informasi dan mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi bisnis secara khusus mengukur kepercayaan antar pribadi (trust), dukungan, keramahan, dan kepuasan kerja.
3. untuk mengenali jaringan-jaringan yang aktif operasional komunikasi bisnis non formasl dan membandingkannya dengan komunikasi bisnis formal.
4. untuk mengetahui sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan memperbandingkannya dengan peran masing-masing dalam jaringan komunikasi bisnis.
5. untuk mengenali kategori dan contoh pengalaman dan peristiwa komunikasi bisnis yang positif maupun negative
6. untuk menggambarkan pola-pola komunikasi bisnis pada tingkat pribadi, kelompok maupun organisasi berkaitan dengan komponen komunikasi , frekuensi dan kualitas interaksi
7. untuk memberikan rekomendasi tentang perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan (Andre Hardjana, 2000:16-17).

Sedangkan alasan-alasan diselenggarakannya evaluasi komunikasi bisnis adalah :

1.  
1. untuk mengetahui apakah program komunikasi bisnis berjalan dengan baik
2. ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi atau berpotensi dan peluang yang mungkin terbuang
3. ingin melakukan evaluasi atas kebijakan baru atau praktek komunikasi bisnis yang terjadi
4. ingin memeriksa hubungan antara komunikasi bisnis dengan tindakan operasional lain
5. ingin menyusun anggaran kegiatan komunikasi
6. ingin menetapkan patok banding
7. ingin mengukur kemajuan dan perkembangan dengan membandingkannya dengan patok banding tadi
8. ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi bisnis
9. dan ingin membangun landasan dan latar belakang guna mengembangkan kebijakan dan program komunikasi bisnis baru (Andre Hardjana, 2000:17-18).

2.3  Waktu Penyelenggaraan Evaluasi Komunikasi Bisnis

Evaluasi komunikasi dapat dilakukan kapan saja. Terutama ketika muncul persoalan besar yang harus dipecahkan sehingga evaluasi perlu dilakukan untuk mengetahui gambaran yang ada saat itu untuk dijadikan pangkal bagi pengembangan perencanaan program komunikasi, misalnya ketika program-program komunikasi yang dijalankan kehilangan kredibilitas dan ketika organisasi terpojok sehingga harus melakukan pemangkasan program dan anggaran (Andre Hardjana, 2000 :18-20).

2.4  Hambatan Dilakukannya Evaluasi Komunikasi Bisnis

Meski sudah diketahui manfaat melakukan evaluasi komunikasi bisnis pada suatu organisasi secara periodik , namun evaluasi komunikasi bisnis masih tetap tidak populer, hal ini disebabkan oleh karena evaluasi komunikasi bisnis yang bersifat kompleks, yakni meliputi segala macam aspek komunikasi mulai dari sumber, media, proses, arti dan pesan, bentuk komunikasi bisnis, dampak dan konteks komunikasi sehingga evaluasi komunikasi bisnis terdiri dari banyak kegiatan yang dilakukan secara bertahap sehingga membutuhkan waktu yang lama.

Selain itu, evaluasi komunikasi bisnis juga menuntut keahlian atau pengetahuan yang mendalam dibidang-bidang non komunikasi seperti bisnis dan manajemen. Satu hal lagi yang menghambat perkembangan atau dilakukannya evaluasi komunikasi bisnis adalah dampak yang muncul setelah dilakukan evaluasi yang dianggap mengerikan. Hal ini karena evaluasi menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang mungkin tidak siap untuk dihadapi misalnya berupa pemotongan anggaran, perampingan, reorganisasi atau bahkan hilangnya program-program yang tidak pernah dipersoalkan sebelumnya (Andre Hardjana, 2000:3-4).

2.5  Rencana Kerja Pelaksanaan Evaluasi Komunikasi Bisnis

Evaluasi komunikasi bisnis dilakukan demi peningkatan efektivitas sistem komunikasi dam kualitas kinerja organisasi. Sistem komunikasi dalam evaluasi komunikasi bisnis diartikan secara luas karena peningkatan efektivitas pelaksanaan kerja dibutuhkan tidak hanya pada sistem secara keseluruhan organisasi tapi juga meliputi unit-unit kerja, program-program dan kegiatan-kegiatan khusus. Oleh karena itu, diperlukan suatu rencana kerja yang sistematik untuk menjadi pedoman.

Rencana kerja adalah pedoman teknis untuk melakukan serangkaian kegiatan untuk tujuan evaluasi komunikasi, yang terdiri dari tiga tahapan kegiatan yaitu pencarian fakta (fact finding), analisis (analysis) dan evaluasi dan pelaporan (evaluation and reporting). Pencarian fakta dilakukan untuk mencari dan menentukan faktor-faktor utama yang mempengaruhi perilaku komunikasi dan jenis-jenis kebijakan, kegiatan-kegiatan, dan pengendalian dalam sistem komunikasi dengan teknik-teknik pengumpulan data diatas. Data yang dikumpulkan meliputi sejarah dan tujuan organisasi, struktur, gaya kepemimpinan dan iklim organisasi dan uraian serta penjelasan tentang cara-cara bagaimana sistem komunikasi dibina dan dikembangkan.

2.6  Pendekatan dan Model Evaluasi Komunikasi Bisnis

Alasan dan tujuan diatas berpengaruh terhadap pendekatan dan model yang akan digunakan.

2.6.1  Pendekatan Evaluasi Komunikasi Bisnis

Pendekatan laporan evaluasi komunikasi ada tiga macam, yakni (Andre Hardjana, 2000:30-40) :

Pertama, pendekatan konseptual yang berkaitan dengan kinerja organisasi dibidang komunikasi atau efektivitas sistem komunikasi. Untuk itu diawali dengan pemilihan standar untuk mengukur kinerja organisasi, yakni mengukur sejauhmana tingkat pencapaian tujuan dan sasaran dari kegiatan-kegiatan komunikasi tercapai. Kemudian diaplikasikan pada pemeriksaan kinerja organisasi. Efektivitas itu sendiri berkaitan dengan berapa besar dampak kegiatan penyebaran informasi atau tingkat kesesuaian antara penyampaian informasi dan kebutuhan informasi. Efektivitas komunikasi dapat diukur dengan enam kriteria, yakni penerima komunikasi (receiver), isi pesan (content), ketepatan waktu (timing), saluran (media), format kemasan (format) dan sumber (source).

Kedua, pendekatan survei sebagai alat tunggal, merupakan riset evaluasi lapangan yang paling banyak dilakukan. Hampir semua riset evaluatif dalam komunikasi organisasi termasuk dalam kategori ini, diantaranya riset homofili yang mengukur efektivitas komunikasi berdasarkan kemiripan ciri-ciri (frame of reference) antara penyampai dan penerima komunikasi, riset kecemasan atau ketidakamanan karyawan dengan berbagai posisi dalam jaringan interaksi, riset kredibilitas yang berkaitan dengan hubungan manusiawi antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi, khususnya keandalan, riset kontingensi yang mencari kondisi-kondisi kritis yang berpengaruh pada komunikasi baik kondisi mikro maupun makro yang menimbulkan masalah, riset jaringan yang mencari hubungan antar anggota dalam kelompok maupun antar kelompok, kemudian menghubungkannya dengan macam-macam aspek komunikasinya, seperti kebutuhan, kepuasan dan kinerja, serta riset efektivitas komunikasi dan organisasi yang memeriksa hubungan komunikasi efektif dan kinerja organisasi.Dan

Ketiga, pendekatan prosedur yang lebih mengutamakan proses penyelenggaraan evaluasi komunikasi dari pada alat-alat pengukuran yang digunakan. Pendekatan ini paling kompleks, karena melibatkan sekelompok evalusiator dengan alat ukur ganda untuk seluruh organisasi dalam suatu kurun waktu yang panjang. Pendekatan ini juga dinyatakan sebagai pendekatan baku.

2.6.2 Model Evaluasi Komunikasi Bisnis

Model evaluasi komunikasi merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan komunikasi pada situasi tertentu. Informasi yang diperoleh dapat dijadikan patok banding bagi manajemen untuk memperbaiki system komunikasi internal dan eksternal, perbaikan dalam perencanaan dan pengendalian manajemen dan menjembatani berbagai rumpang dalam system komunikasi (Andre Hardjana, 2000:40-58).

BAB IV. PENUTUP

Komunikasi yang efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan kesehatan suatu organisasi. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan evaluasi komunikasi dan dampak yang ditimbulkan dai komunikasi yang kita lakukan.

Evaluasi komunikasi merupakan suatu kajian evaluatif secara empiris yang mendalam dan menyeluruh tentang sistem komunikasi keorganisasian baik komunikasi internal maupun komunikasi eksternal, dengan menggunakan berbagai teknik pengumpulan dan analisis data yang ada yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja organisasi. Hasil dari evaluasi dan dampak komunikasi dapat memberikan informasi yang berharga guna mencegah terjadinya kehancuran suatu organisasi. Evaluasi komunikasi dapat dilakukan secara menyeluruh atau total, tapi dapat pula dilakukan evaluasi komunikasi mini untuk mengukur efektf atau tidaknya suatu program komunikasi tertentu. segala hambatan komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras. Evaluasi komunikasi ini juga dapat dijadikan sebagai salah satu jenis penelitian dalam tahap fact finding kegiatan atau manajemen kehumasan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Hardjana, Andre. 2000. Evaluasi Komunikasi : Teori dan Praktek. PT. Grasindo. Jakarta.
2. Ngurah Putra, I Gusti. 1998. Manajemen Hubungan Masyarakat. Yogyakarta : Universitas Atmajaya.
3. Vardiansyah. Dani. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Bogor : Ghalia Indonesia.
4. Moekijat. 1993. Teori Komunikasi. Bandung : Penerbit Mandar Maju.
5. Goldhaber, Gerald M. 1993. Organizational Communication. 6th Edition. MC. Graw Hill. USA.